Hieronder vind je een aantal veelgestelde vragen (Q&A).
Vergeet niet om ook onze Algemene Voorwaarden te raadplegen voor meer informatie.

# Hoe krijg ik de sleutel?

Na je reservatie ontvang je een huurbevestiging. Hierin (punt 6) staat alle praktische informatie. Zo bel je naar het speciale nummer in de huurbevestiging en we maken met jou een afspraak om de sleutel te bezorgen. Je krijgt op dat moment ook de nodige praktische uitleg. 
Ook lees je in de huurbevestiging hoe je na afloop de sleutel terug kan inleveren.

# Kan ik de Grote Zaal én de Bistro Amandus samen huren? 
Ja, dat kan. Als ze allebei nog vrij zijn op dezelfde dag. Meer zelfs, je krijgt een extra korting van -3% op het huurbedrag bij een gelijktijdige huur van beide locaties. 

# Kan ik enkel voor zaterdag of zondag huren?
Een losse verhuur voor enkel zaterdag of zondag is niet mogelijk. Zaterdag en zondag huur je bij OC Stokrode in één keer. Dan kun je een event zelfs over twee dagen spreiden.

# Hoe verloopt het huren administratief?

Je maakt online een reservatie voor een datum van jouw keuze. Onmiddellijk krijg je via e-mail een reservatieaanvraag. Je hebt vanaf dan nog twee dagen de tijd om alles na te kijken, je kan zelfs nog vragen om wijzigingen in je reservatie. Na enkele dagen ontvang je via e-mail een huurbevestiging samen met de voorschotfactuur. Pas zodra dit bedrag betaald is, wordt jouw reservatie definitief. 

# Wat kost het om een lokatie te huren voor mijn activiteit?   

De huurprijzen variëren afhankelijk van factoren zoals de dag, het type activiteit, de locatie en de gekozen opties. Om de prijs voor jouw geplande huur te berekenen, kun je een reservering (simulatie) maken. Vul alle gevraagde informatie in, maar klik nog NIET op de knop ‘Versturen’. Je krijgt dan de exacte prijs te zien, inclusief de opties. Als je besluit te reserveren, klik dan op ‘Versturen’. Alles verloopt dan automatisch via onze website. Wil je niet reserveren, sluit dan gewoon het venster van de browser..

# Hoeveel personen zijn toegelaten in het OC Stokrode?   

Hieronder het officiële aantal toegelaten personen voor het Ontmoetingscentrum Stokrode (verslag Brandweer Hulpverleningszone Zuid-West Limburg dd 18/06/2024).
In normale omstandigheden bedraagt de maximale capaciteit van de:

Grote Zaal

• Staand (overwegend rechtstaand publiek en geen of een minimum aan tafels en stoelen):
  600 personen
• Combinatie zittend en staand (minimaal 1/3^e van de zaal heeft geen tafels en stoelen):
  400 personen
• Restaurantopstelling:
  300 personen (er is servies voor 200 personen beschikbaar)
• Theateropstelling: (rijen met stoelen, geen tafels)
  350 personen

Bistro Amandus 

• Zowel voor een zittend als rechtstaand publiek
  (De maximum capaciteit is altijd 50 personen i.v.m. de brandveiligheid):
  50 personen

Ontmoetingscentrum Stokrode algemeen
Opgelet bij de verhuur van zowel de Grote Zaal als de Bistro Amandus samen: het gebouw heeft een gecumuleerd maximaal aantal toegelaten personen van 600 personen.

# Vanaf welk uur is de locatie beschikbaar?

Je mag de gehuurde locatie ten vroegste om 10.00 uur op de eerste huurdag gebruiken en je moet de sleutel uiterlijk om 06.00 uur de volgende ochtend inleveren (via sleutelkluis). Bij weekendhuur moet de sleutel uiterlijk maandag om 06.00 uur worden ingeleverd.

# Kan ik de avond of dag voordien de lokalen gebruiken om alles klaar te zetten of versieren?

Nee, dat kan niet. Je mag de locatie ten vroegste om 10.00 uur op de eerste huurdag gebruiken. Wil je toch de dag voordien alles klaarzetten of versieren, dan dien je een extra opbouwdag te reserveren. De prijs hiervoor is de helft van het huurbedrag. Je mag dan de dag voordien vanaf  10.00 uur de locatie gebruiken.

# Wat is het verschil tussen een extra opbouwdag en een huurdag?
Bij een extra opbouwdag - waarvoor slechts de helft van het huurbedrag wordt aangerekend - kunnen er die dag eventueel ook andere kleine werkzaamheden worden uitgevoerd in het lokaal door het OC Stokrode, de Stad Hasselt of derden. Bij een huurdag blijft het lokaal exclusief voorbehouden voor de huurder.

# Is er voldoende parkeergelegenheid?  

Jazeker, er is een eigen parking aan het OC Stokrode voor 92 auto's. Deze geasfalteerde en verlichte parking is gratis te gebruiken en ligt naast het Ontmoetingscentrum. 

# Kan ik mijn auto ook elektrisch opladen? 

Jazeker, op de parking van OC Stokrode staan 2 elektrische openbare laadpalen, goed voor het gelijktijdig opladen van 2 voertuigen. 

# Mag ik het servies of porselein uit de keuken vrij gebruiken?  

Als je de keuken ook reserveert zijn alle voorraadkasten in de keuken toegankelijk en mag je alle servies, bestek en kookgerei vrij gebruiken. Als je de keuken NIET reserveert heb je geen toegang tot de voorraadkasten (zelfs geen bordje of mes). Servies of porselein afzonderlijk' huren is niet mogelijk.

# Moet ik zelf voor de koffie zorgen?
Ja, afhankelijk of de Grote Zaal, Bistro Amandus, en de bijbehorende keuken(s) hebt gehuurd, zijn er verschillende koffiepercolators beschikbaar in de keuken. De benodigde koffiefilters zijn aanwezig, maar je dient zelf voor koffie (of thee), melk, suiker en een eventueel koekje te zorgen.

# Mag ik zelf mijn eigen drank meebrengen?

Nee dat mag niet. De huurder is verplicht om alle dranken zoals bieren, frisdranken, mineraalwaters en fruitsappen af te nemen van het OC Stokrode. De huurder mag bijgevolg géén eigen dranken meebrengen (zelfde merk of ander merk) die het OC Stokrode ook aanbiedt.
Wil je toch je eigen drank meenemen? Je kunt een vrijstelling krijgen voor 200 €.
Uitzondering zijn wijnen of cava. Die kan je bestellen bij het OC Stokrode of mag je zonder vrijstelling zelf meebrengen als je dat wenst. (zie hieronder ook de vraag ivm beschikbaarheid wijn- of cavaglazen)

# Mag ik zelf cava of wijn meebrengen?

Ja, dat mag. Je kan wijn en cava bestellen via het OC Stokrode (we hebben een uitgebreide wijnkaart), maar je mag ook zelf cava of wijn meebrengen zonder extra vrijstelling of kosten. Als je zelf wijn of cava meebrengt betaal je een forfaitaire bijdrage voor het gebruik van de cava- of wijnglazen (zie hieronder ook de vraag ivm beschikbaarheid wijn- of cavaglazen)

# Zijn wijnglazen (gratis) beschikbaar?

Als je alle (flessen) wijn bestelt bij het OC Stokrode dan is het gebruik van de wijnglazen gratis. We beschikken recent over heel mooie glazen voor witte wijn (44 cl), rode wijn (66 cl) en cava/champagne (22 cl).
Als géén wijn bestelt bij het OC Stokrode maar je eigen wijn of cava meebrengt, zijn onze glazen standaard niet inbegrepen. Wil je ze toch gebruiken? Dat kan, maar we vragen een forfaitaire bijdrage van 40,00 € bij huur van de Grote Zaal en 25,00 € bij huur van de Bistro Amandus. Bij gelijktijdige huur van beide locaties wordt alleen het bedrag voor de Grote Zaal aangerekend.
Deze bedragen zijn forfaitair, dus ongeacht het aantal wijglazen dat je wenst te gebruiken; 

# Zijn er tafels en stoelen aanwezig? 
Jazeker, je huurt de lokatie steeds met inbegrip van tafels en stoelen. Je mag deze per lokatie vrij opstellen zoals je wenst. 
• Grote Zaal
In de Grote Zaal zijn er 32 stevige klaptafels aanwezig (160 x 90 cm) en 200 stoelen. 
En 2 kleinere stevige klaptafels  (110 x 70 cm) om te gebruiken als kassa, onthaal...
• Bistro Amandus
In de Bistro Amandus zijn er 25 tafels aanwezig (70 x 70 cm) en 50 stoelen. Ook zijn er 6 barkrukken aanwezig. 

# Beschikken jullie ook over partytafels?
Ja, in het OC Stokrode hebben we in totaal 9 partytafels beschikbaar. Deze kun je gratis gebruiken, mits je ze van tevoren reserveert. De huurder van de Grote Zaal of Bistro Amandus die als eerste heeft gereserveerd, krijgt voorrang op het gebruik van de tafels.

# Zijn er voldoende dranken aanwezig?

Ja, bij aanvang van je activiteit zijn alle frigo’s gevuld met gekoelde dranken. Je neemt wat je nodig hebt, en na afloop wordt enkel het verbruik aangerekend. Kom je toch iets tekort? Dan mag je aanvullen uit de voorraadkamer. Voor een overzicht van de beschikbare dranken, raadpleeg het dranktarief.

# Wat is de kostprijs van de dranken?

Voor een overzicht van de beschikbare dranken, raadpleeg het dranktarief.

# Mag ik vooraf reclame maken voor mijn event in het OC Stokrode?
Nee, vooraf reclame maken voor de dag van je evenement is niet toegestaan in het OC Stokrode. Het is alleen toegestaan om affiches op te hangen op de dag dat je de locatie hebt gehuurd. Het uitdelen van flyers binnen het gebouw is eveneens verboden, behalve op de dag van je activiteit.

# Beschikt de Grote Zaal en de Bistro Amandus over een eigen muziekinstallatie?
Zowel de Grote Zaal als Bistro Amandus zijn uitgerust met een veelzijdige muziekinstallatie. Je hebt toegang tot internetradio, Bluetooth, FM/DAB-radio, WiFi, USB en Spotify. Ook het aansluiten van een USB-stick, externe harde schijf of laptop verloopt probleemloos. Het afspelen van CD's is niet meer mogelijk. Een microfoon (met statief) is beschikbaar voor de Grote Zaal. Je kan de muziekinstallatie bijboeken tijdens je reservatie onder 'opties'. 

# Ik heb een jaarlijks terugkerend event, kan ik hiervoor nu al reserveren?

Ja dat kan (zie ook volgende vraag). Reserveren voor de volgende jaren is zelfs aan te raden. Veel verenigingen hebben een activiteit die jaarlijks plaatsvindt rond dezelfde datum. Bijvoorbeeld het tweede weekend van september of elk jaar op Pinkstermaandag. 

Je maakt zelf een reservatie voor het volgende jaar en betaalt ook telkens de voorschotfactuur (je kan achteraf altijd gratis annuleren tot 3 maanden voor de activiteit). Alleen zo ben je zeker dat 'jouw' datum vastligt. "Wie eerst komt eerst maalt".

# Reserveert het OC Stokrode mijn jaarlijks evenement niet automatisch?

Nee, dat dien je helemaal zelf te doen. Je maakt zelf een reservatie voor het volgende jaar (of de volgende jaren) en betaalt ook telkens de voorschotfactuur (je kan achteraf altijd gratis annuleren tot 3 maanden voor de activiteit). Alleen zo ben je zeker dat 'jouw' datum vastligt. Mocht je dit niet doen en er reserveert iemand anders op 'jouw datum' dan is het jammer maar helaas voor je datum. Wie eerst komt eerst maalt.

# Wat zijn de kosten bij een annulatie?

Je kan altijd je reservatie annuleren (om welke reden dan ook). Afhankelijk van de annulatiedatum worden er kosten aangerekend:
- Annulatie tot 3 maanden voor de huurdatum: gratis (het voorschotbedrag wordt terugbetaald)
- Annulatie tussen 3 maanden en 7 dagen voor de huurdatum: 50% van het voorschotbedrag (de helft van het voorschotbedrag wordt terugbetaald)
- Annulatie minder dan 7 dagen voor de huurdatum: 100% van het voorschotbedrag (er wordt niets terugbetaald)

# Kan ik een springkasteel buiten plaatsen?

Ja, dat is zeker mogelijk en wordt vaak gedaan. Er is een elektrisch stopcontact buiten beschikbaar. 

# Kan ik buiten een mobiele frituur of foodtruck laten komen?
Ja, dat is zeker mogelijk en wordt vaak gedaan. Er is een elektrisch stopcontact buiten beschikbaar. We vragen je wel om na afloop de parking schoon achter te laten (dit is niet inbegrepen in de schoonmaakkosten)

# Hoe zit het met de kosten voor het gebruik van de verwarming?

Er wordt een kleine bijdrage gevraagd voor het energieverbruik van de verwarming in de gehuurde lokalen. De huidige toeslag bedraagt 0,04 € per minuut, afhankelijk van de energieprijzen op de huurdatum. Het verbruik wordt gemeten met een digitale teller, zodat je alleen betaalt voor de tijd dat je de verwarming daadwerkelijk gebruikt. Dit systeem is het meest eerlijk voor de huurder, omdat je alleen betaalt voor je werkelijke verbruik.

# Moet ik na afloop nog zelf schoonmaken?
Na afloop van je activiteit hoef je bij OC Stokrode niet zelf te schrobben, schuren of het sanitair te reinigen—iets wat bij veel andere feestzalen vaak wel gevraagd wordt. Dankzij jouw kleine bijdrage in de schoonmaakkosten nemen wij die taken graag van je over, zodat jij zorgeloos kunt afronden. We vragen enkel om de tafels na gebruik af te nemen met een vochtige doek (drankkringen). Hiervoor beschik je over een sprayfles met ontvetter klaar.. En voor wie gebruikmaakt van de Grote Zaal: daar vragen we wel om de tafels na afloop  - die je hebt gebruikt - terug op de opbergkarren te plaatsen.

# Mag ik nog zelf schoonmaken? Ik behoor tot Categorie A. 

Je verwacht dat het OC Stokrode er kraaknet bijligt als jij binnenstapt. En ook de huurder na jou verwacht dat. Als je zelf schoonmaakt, komt er niemand na jou om hier en daar nog wat op te ruimen of te poetsen. Een volgende huurder is dan volledig afhankelijk van het geleverde werk van zijn voorganger. Alle regels om zelf schoon te maken vind je in het schoonmaak-protocol en zijn heel strikt. En het zijn er veel... Daarom adviseren we om gebruik te maken van ons aanbod om een professioneel bedrijf de schoonmaak te laten doen. 

# Wat moet ik doen met de klaptafels na gebruik in de Grote Zaal?

Als je gebruik maakt van klaptafels in de Grote Zaal, vragen we je vriendelijk om ze na afloop terug te plaatsen op de opbergkarren. Gelieve de tafels vóór het terugplaatsen even af te nemen met een vochtige doek. Verwijder ook eventuele drankringen. Een doek en een sprayfles met een fris ruikende ontvetter staan voor je klaar.

# Mag een huurder van Categorie B zelf schoonmaken?

Bij huur voor Categorie B gebeurt de schoonmaak van de gehuurde lokalen ALTIJD door een professioneel schoonmaakbedrijf.